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Cases 株式会社ファーストキャリア

Asales

Asalesでナレッジ活用を効率化。顧客への提供価値の最大化を目指す

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企業内研修や人材開発/組織開発コンサルティング等を手掛ける株式会社セルムのグループ 会社として、企業向け研修を軸とする若手人材開発事業を展開する株式会社ファーストキャリア。「Activate Your Potential~可能性が動き出す~」というグループスローガンを掲げ、人の成長を偶発から必然に変えるべく、研修だけに留まらない多様なサービス提供を行っています。

同社は社内ナレッジの活用を通じて、社員が各人の価値発揮により集中できる環境を整えるため、2020年4月からAsalesを導入。業務プロセスの改善に役立てています。


[取材にご協力いただいた方]
代表取締役副社長 高橋 稔 様
ナレッジ開発本部 本部長 星島 寛樹 様


ナレッジマネジメントの最適な環境をつくるべく、Asalesを導入

誰にでもわかりやすく、見やすいUIが導入の決め手

以前からナレッジマネジメントの改善には取り組んでおり、常に対策を模索し続けてきました。そんな中、副社長の高橋がパートナー企業の担当者から、Asalesのことを教えてもらったのが、最初のきっかっけです。

実際にAsalesを見て、シンプルなインターフェースとわかりやすい使い方に、導入も運用もスムーズに進められるのではないかと感じ、すぐに動き始めました。

“簡単” “スピーディー”にナレッジ共有 を行いたかった

導入時、Asalesには3つの効果を期待していました。

1つ目は、ナレッジを共有する側のハードルを下げることです。 従来は、社内に情報を発信する際はメールなどの手段が主でしたが、「これは改めて発信をするほどの内容だろうか」と躊躇してしまい、個人の持つ貴重なナレッジが埋もれてしまうこともありました。最前線にある情報をいかに活用しきるかが、会社としても重要な課題であると考えていました。

2つ目は、欲しい情報/必要な情報に素早くリーチできるようになることです。過去の資料は全て社内のサーバーにて保管されていて、これまでの活動の蓄積からその情報量は膨大です。そのため情報を探す際には、ある程度の想定を持っていないと必要以上に時間がかかってしまいます。この点を改善し、必要な情報をスピーディーに活用できるようになれば、営業活動の質とスピードの向上につながっていくだろうと感じていました。

そして3つ目は、営業部門・ナレッジ開発部門の連携の強化です。ナレッジ開発部門は、社内ナレッジの管理だけでなく、営業部門と連携しながら企画支援などを通してお客様への 価値提供も行っていく部門です。ただ、営業部門とナレッジ開発部門間の連携が、社内ナレッジの所在に関する問い合わせのみに留まるケースも少なくありませんでした 。この状況の改善を図り、お客様に向けた価値提供のために、部門を超えて一丸となって取り組めるようにしていきたいと思っていました。

これらの期待から、社員が更にナレッジ活用に取り組みやすい環境をつくるべく、Asalesを導入しました。

株式会社ファーストキャリア 星島様

Asalesを「業務効率化」のツールとしてだけでなく「成長支援」のツールとしても考える

過去の事例から新たな知見を取り込み、スピーディーな提案へ

営業部門では議論や提案の引き出しを増やすため、お客様への訪問前に想定される課題の関連資料や他社事例を確認するのですが、その際にAsalesを利用しています。営業がお客様に対し、様々な想定を持った上で話をすることで、よりスピーディーで本質的な提案ができると考えています。

Asalesでは、ピンポイントで欲しかった資料だけでなく、類似した資料もレコメンドされるので、お客様の課題についての仮説を幅広く検討できます。その結果、お客様との多様な議論にも対応できるようになり、ヒアリングの精度も高まり、「持ち帰って確認します」という対応も減らせるはずです。

またAsalesを使うことで、お客様が抱える課題に対する感覚値が研ぎ澄まされていくことも期待しています。この感覚値は、お客様へのヒアリングや提案活動等の経験からだけでなく、過去の事例から知見を取り入れることもできると考えます。Asalesには、これまでに取り組んできた様々な事例に関する資料が蓄積されているので、それらの情報を目にしながら、他者の経験値を自分の中に取り入れていってほしいと考えています。

こういった提案活動のサポートをAsalesに担ってもらうことで、過去の事例検索はAsales、お客様への価値提供にダイレクトに関わる部分は上司や先輩、というように現場指導の体制をうまく切り分けられるようになることも期待しています。

株式会社ファーストキャリア 星島様

具体的事例に即した検索ワード・タグの提案により、利用促進を目指す

従来のナレッジ共有は拠点ごと・チームごとに独自の方法で行われていたため、新たな運用への移行に難しさも感じています。しかし、Asalesを利用している社員からは、「わかりやすい」「使いやすくて便利」というリアクションは多いです。

現在も、タグの設定などある程度自由に設定できる機能を活かしながら、営業の思考とマッチする仕組みを作り、利便性を高めていく取り組みを継続中です。

Asalesで何ができるのか、Asalesを活用するとどんな メリットがあるのかを社内に訴求しながら、運用率を上げていきたいと考えています。

Asalesで作業工数を削減し、価値を生み出すための時間を作る

効率化により生まれたリソースを、 お客様のために

お客様が漠然と抱える問題を具体的な課題として切り出しながら解決に導くことは、人だからこそできる価値提供であると考えます。Asalesの活用により、いわゆる作業的な工程にかかる工数を圧縮し、人ならではの価値が出せる領域へさらにリソースを投下できる環境をつくりたいと考えています。

またAsalesがプロダクトとして今後成長する中で、うまく機能を活用しさらなる価値提供につなげていきたいです。たとえば、Asalesの検索機能を応用して、お客様自身がWeb上でいくつかの質問に答えると、自動的に人材開発の施策に関するレコメンドが返ってくるようなシステムが組めれば、お客様にとっての利便性も向上し、課題解決の新たな選択肢が得られるのではないか、と考えます。

当社のサービスはパッケージ販売ではないため、そういったシステムにすべてを委ねることはできませんが、うまく活用することで「時間と距離を縮めること」ができるようになり新たな価値を生み出していけるのではないか、と思っています。

ただ業務を効率化するだけではなく、新たに生み出されるものをどう使うべきかをしっかりと見据えながら、さらなるサービス開発にも取り組んでいきたいです。

Asalesを自分たちのためにも活用してほしい

Asalesの導入によって、過去資料の確認のしやすさは格段に向上しました。

従来は、社内の共有フォルダが階層状に設定されていたため、ピンポイントに欲しい情報へ たどり着くには時間がかかっていました。Asalesでは、タグや任意のワードで検索をかけられますし、スライド単位で資料の中身を確認できるので、1つひとつファイルを開いて確認する手間もなくなりました。

また、1つの資料を検索すると関連資料がレコメンドされるので、Asalesがより社内に浸透すれば、業務の効率化はもちろん「考える力」の訓練にもなります。

Asalesの活用で、短時間でより多くの情報が得られるようになったことで、自由に使える時間が増やせただけでなく、より「考える」ということにも取り組みやすくなってきていると感じています。その新たな機会を活かすことで、社員のみんなには、自分の仕事の質を高め、今後のキャリアを有意義なものにしていってもらいたいと思います。

今はインターネットで調べればあらゆる情報が手に入る時代です。その上で、得られた情報 をどう使うか、その情報を使ってどのように課題に取り組むのかを考えることは、あらゆる場面で活かせるスキルであると考えます。一社会人として成長し、自分の人生を豊かにするためにも、Asalesをうまく活用していってもらいたいです。そのためにも、より良い運用に向けての改善に取り組み続けていきたいと思います。

※記事内容および、ご所属等は取材当時(2020年8月)のものです。

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